Pelatihan Pembuatan Peta Masalah dan Perencanaan Kegiatan untuk Staff UPC

Sekitar duapuluh orang berkumpul di Wisma Tamu yang ada di Kebun Raya Cibodas pada tanggal 14-16 Oktober 2005 kemarin. Peserta pelatihan yang berjumlah 14 orang ditambah sisanya panitia dari Tim Kail tidak dapat menghalau dinginnya suhu di dalam wisma.

Saat itu Kail berkesempatan memfasilitasi pelatihan pembuatan peta masalah dan perencanaan kegiatan untuk UPC (Urban Poor Consorsium). Pelatihan semacam ini sudah sering diberikan oleh Tim Kail untuk para Community Leader (CL) UPC. Namun, para staff UPC sendiri belum pernah mendapatkan materi ini. Kemudian Mas Edi dari UPC berinisiatif untuk membuat acara ini dengan Kail sebagai tim fasilitatornya.

Acara ice breaking membuka pelatihan di hari pertama pada pukul 19.00 WIB setelah para peserta berbuka puasa. Dengan permainan yang dibawakan, para fasilitator dapat mengenal semua nama peserta UPC serta para peserta pun dapat saling berinteraksi karena mereka datang dari unit-unit yang berbeda. Setelah itu, fasilitator dan peserta menyusun aturan main selama pelatihan serta penjelasan alur proses pelatihan selama dua hari ke depan. Ketika malam semakin beranjak larut dan cuaca makin dingin, peserta diajak untuk memanaskan isi otaknya. Peserta mulai diperkenalkan dengan kotak-kotak masalah beserta 5 aturan wajibnya dan membuat daftar masalah yang terjadi selama bekerja dan yang ada di UPC. Kemudian para peserta dibagi menjadi tiga kelompok untuk membuat rumusan masalah. Setiap kelompok didampingi oleh fasilitator untuk membantu pemeriksaan ulang rumusan masalah dengan 5 aturan wajib. Hari pertama berakhir ketika jarum jam panjang tepat menunjukkan pukul 22.00 WIB.

Setelah makan pagi dan sahur bagi peserta yang berpuasa, hari kedua pun dimulai. Pukul 08.00, para peserta dan fasilitator berkumpul di lobby wisma tamu untuk meneruskan agenda pelatihan. Beberapa rumusan masalah yang masih dipertanyakan dievaluasi dan direvisi lagi oleh masing-masing kelompok. Ketika semua rumusan masalah sudah benar, maka dimulailah silent clustering. Pada proses ini, peserta diajak mengelompokkan masalah-masalah yang dianggap bertema sama tanpa ada diskusi antar peserta. Proses yang berlangsung sekitar 10 menit ini diakhiri ketika sudah tidak ada lagi peserta yang maju dan merubah letak peta masalah yang sudah dikelompok-kelompokan. Didapat enam kelompok masalah sebagai hasil silent clustering. Dari keenam masalah ini, disepakati tiga masalah besar yang akan dibuat peta masalah, yaitu masalah terlalu banyaknya isu kaum miskin kota yang diangkat UPC, rapat monitoring yang kurang efektif serta demonstrasi yang kurang berhasil. Sebelum ketiga masalah ini dibuat peta masalah, peserta diberikan materi bagaimana membuat pola hubungan sebab akibat. Dan akhirnya setiap kelompok kembali masuk ke dalam kelompok kecil untuk mulai membuat peta masalah.

Setelah makan siang, para peserta diajak untuk melakukan permainan yang memerlukan ketajaman pikiran serta gerakan-gerakan berjalan, berlari dan berdiskusi. Alhasil, kantuk yang biasanya melanda peserta pelatihan setelah jam makan siang tidak terjadi disini. Bahkan dari permainan inipun, peserta dapat menarik sikap-sikap apa saja yang diperlukaan saat penyusunan peta masalah. Sikap terbuka, percaya, selalu cross check, sabar, adalah contoh sikap-sikap yang oleh peserta kemudian dirasakan perlu saat menyusun peta masalah. Sejam kemudian, barulah peserta kembali bergelut dengan peta masalahnya yang masih belum lengkap. Acara presentasi peta masalah setiap kelompok dimulai ketika semua peserta selesai mandi, dan berbuka puasa. Peserta benar-benar tertantang di sessi ini. Ada rasa kantuk yang melanda setelah perut kenyang diisi, belum rasa dingin yang menusuk tulang, ditambah lagi tampak njelimetnya peta masalah yang sedang dipresentasikan kelompok temannya. Ketika acara berakhir, tampak kelegaan terpancar di wajah beberapa peserta.

Sessi presentasi peta masalah dilanjutkan saat pagi keesokan harinya. Kali ini dilakukan cepat dan efektif dengan harapan peserta memiliki waktu yang cukup untuk membuat peta harapan . Selesai sessi presentasi, peserta mendapatkan materi bagaimana cara membuat peta harapan dan kemudian bekerja kembali dalam kelompoknya masing-masing untuk menyusun peta harapan. Kegiatan kelompok diakhiri dengan masuknya materi baru. Peserta ditawarkan cara memandang masalah dari satu perspektif baru. Peserta yang biasanya memandang masalah dengan deterministik, mencari akar masalah, di tawarkan suatu cara pandang baru, dengan cara berpikir sistem. Bahwa mungkin ada beberapa permasalahan di dunia ini yang tidak memiliki akar masalah karena memang masalahnya saling terkait dan kompleks (masalah divergen).

Setelah pemberian wacana cara berpikir sistem yang memang materi baru bagi para peserta, mereka dihibur dengan permainan segitiga. Dari permainan ini, peserta dapat langsung mendapatkan materi adanya lingkaran setan, belitan masalah yang saling terkait, serta mendapatkan pencerahan bagaimana cara mencari permasalahan strategis yang langsung dapat diintervensi sehingga didapatkan penyelesaian. Ketika permainan selesai, kembali peserta masuk ke dalam kelompok dan melakukan hal yang baru saja didapatkan dari permainan, yaitu mencari masalah strategis yang dapat diintervensi serta mencari lingkaran setan permasalahan.

Kemudian fasilitator kembali masuk dan memberikan materi bagaimana cara membuat rencana kegiatan. Sebelum masuk ke dalam sessi yang cukup serius, seperti biasa peserta diajak meregangkan otot-otot mereka melalui permainan yang dapat mengembalikan energi mereka. Ketika pemberian materi selesai, kembali giliran peserta untuk langsung mempraktekan teori yang barusan didapat dalam kelompoknya. Didampingi oleh masing-masing fasilitator, tiap-tiap kelompok kembali berkutat dengan peta harapan mereka dan mulai menyusun rencana kegiatan. Sessi berakhir ketika jam makan siang dan istirahat tiba.

Selesai makan siang, peserta dan fasilitator berkumpul bersama untuk berdiskusi tentang bagaimana metode cara berpikir sistem serta pembuatan masalah ini dapat digunakan di kampung-kampung. Ide-ide dan sharing pengalaman terjadi di sessi ini. Dan untuk melengkapi perjalanan pelatihan ini, Tim Kail tak lupa menampung evaluasi dari para peserta, staff-staff UPC. Acara ditutup dengan ajakan tim Kail untuk memutarkan telunjuk peserta searah dengan jarum jam di bawah mata. Terus berputar, searah jarum jam, kemudian perlahan tapi pasti terus putar sambil makin lama makin diangkat. Sampai putaran searah jarum jam telunjuk sejajar dengan mata, sampai akhirnya telunjuk berada di atas mata. Dan kemudian, apakah yang terjadi? Pembaca dapat mencari tahu dengan melakukan kegiatan di atas sendiri.

Demikianlah acara pelatihan pembuatan peta masalah dan perencanaan kegiatan untuk staff UPC selama tiga hari telah berproses. Bila ada pihak-pihak lain yang menginginkan informasi mengenai acara ini lebih lanjut, atau acara lain yang berkaitan dengan pelatihan dan pengembangan kapasitas, jangan sungkan untuk menghubungi Any Sulistyowati, anyapd@gmail.com (Oda)